檔案人員必備：檔案管理系統(tǒng)的7個(gè)便捷整理功能

文件夾里一大堆文件檔案需要整理，而只需輕點(diǎn)幾下，就能讓它們井然有序？

今天分享檔案管理員常用的7個(gè)便捷整理功能，還可以觸發(fā)絲滑連招哦！

首先，要錄入大量新檔案，批量導(dǎo)入功能必不可少！啟用“導(dǎo)入條目（從Excel）”功能，就能用Excel表批量錄入。會(huì)博通連表格模板都準(zhǔn)備好了，文書、訴訟、合同等導(dǎo)入模板應(yīng)有盡有。導(dǎo)入包含檔案信息的Excel表，對(duì)應(yīng)條目瞬間生成。

值得注意的是，通過(guò)Excel表導(dǎo)入生成條目，可以支持區(qū)分正文與附件，也能支持多層導(dǎo)入，比如多層會(huì)計(jì)憑證的導(dǎo)入，還可以針對(duì)已有案卷的文件，來(lái)補(bǔ)充卷內(nèi)文件目錄哦。

現(xiàn)在，條目生成好了，啟用“批量更換電子文檔”，選擇所需的對(duì)應(yīng)關(guān)系，比如按題名、層內(nèi)順序等，就可以將對(duì)應(yīng)的電子文件批量上傳了。錄入上百份檔案也能迅速搞定！

整理時(shí)，我們要將三份分散的文檔，按順序合并為一份，怎么操作？選中多份文檔，啟用“合并文檔”功能，拖拽調(diào)整好順序，即可一鍵合并。可以進(jìn)行合并的文檔格式包括Word、Excel、PPT和PDF，再也不用手動(dòng)復(fù)制合并了。

接下來(lái)，我們要更新部分檔案的存放位置，一個(gè)個(gè)點(diǎn)進(jìn)去修改？NO！選中檔案條目，啟用“批量修改”，瞬間就能批量更新信息。主題、檔號(hào)、保管期限等，統(tǒng)統(tǒng)都能批量修改。

有時(shí)，我們需要整個(gè)案卷內(nèi)的文件并入另一個(gè)案卷內(nèi)，操作非常簡(jiǎn)單。選擇對(duì)應(yīng)案卷，啟用“合并檔案”功能，就可將所選案卷的文件，批量并入到同一層的指定案卷內(nèi)。

相反，如果需要拆分案卷，選擇案卷后，啟用“拆離檔案”就能輕松拆分，將案卷內(nèi)的文件批量存至指定位置。合并與拆離，都需要針對(duì)未注冊(cè)案卷進(jìn)行，并且都可以在操作后刪除案卷信息哦。

最后，各種整理工作都差不多了，啟用“自動(dòng)重排順序”，選擇好排序字段以及升降序，即可快速讓檔案條目重新井然有序！

以上就是今天分享的小技巧，大家還有哪些想了解的內(nèi)容？歡迎與我們分享！

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