做好物業(yè)檔案信息化管理三步走

物業(yè)檔案既記錄了物業(yè)行政管理部門的管理情況，又能反映物業(yè)管理狀況與物業(yè)服務企業(yè)經營服務情況。科學合理地做好物業(yè)檔案信息化管理工作對提高物業(yè)企業(yè)的核心競爭力有著重要的作用。

如何做好物業(yè)檔案信息化管理工作呢？檔案管理專家會博通建議您分三步走。

1.做好檔案資料分類管理

隨著企業(yè)的發(fā)展，各種不同類型的檔案資料會越積越多，及時做好分類管理，為檔案資料信息化打下堅實的基礎。

如行政資料就包括企業(yè)文化建設檔案資料、公司項目發(fā)展規(guī)劃、公司各項工作制度以及政府部門下發(fā)的各類文件等；人事資料就涉及到招聘、面試、錄用、人才儲備、員工檔案資料、勞動合同、人事任免（調職）、獎懲記錄、國家相關勞資政策、法規(guī)文件等；還有財務資料、客戶資料等等各種資料根據(jù)不同的用途需要分門別類地做好歸檔和管理。

會博通系統(tǒng)中自定義檔案類型的功能可以滿足物業(yè)企業(yè)各類型檔案歸檔的需求，檔案管理員可以根據(jù)檔案類型做精細化管理，方便后期企業(yè)員工的取用。

2.做好保密級別分類

企業(yè)經營的過程中，肯定會有一些保密文件的出現(xiàn)，這些保密文件屬于特定人群使用的范圍，根據(jù)檔案資料的保密程度可以分為絕密、機密、秘密三個程度，不同的保密程度對應不同的使用權限，讓機密檔案在企業(yè)里安全流通。

會博通四大安全策略，可以根據(jù)企業(yè)安全管理的要求，進行個性化安全策略的設置，讓企業(yè)的核心檔案得以安全地傳播與利用。

3.做好檔案資料的查（借）閱工作

物業(yè)企業(yè)之所以需要做好檔案資料管理，就是為了讓有用的檔案資料能夠被再次利用，因此做好檔案資料的查（借）閱工作，對重要檔案資料再利用有著至關重要的作用。

會博通純線上、純線下以及線上線下結合的檔案借還體系，方便企業(yè)員工一鍵借閱檔案資料。員工可通過會博通，使用掃碼或關鍵字檢索方式定位檔案資料，對于沒有權限或需要借用原件/復印件時，可發(fā)起借用流程，整個借用過程簡單、方便易操作。